Todo segmento empresarial possui um conjunto de demandas a serem cumpridas diariamente, e isso não é diferente em um escritório de advocacia.
A fim de lidar melhor com prospecção, atendimento de clientes, com os processos e diligências de forma mais eficiente, uma opção interessante é investir em gestão no seu escritório.
Um sistema de gestão tem como finalidade atuar, através de um software online, na otimização das atividades que geralmente são realizadas manualmente.
Dessa maneira, o sistema oferta muitos benefícios, garantindo resultados excelentes, além de atender às necessidades dos seus clientes.
Atualmente, existem muitas opções de sistemas de gestão e o ideal é que você o adquira com uma empresa especializada no tema.
Entende-se que o sistema de gestão garante melhorias nos mais variados setores do seu escritório, desde controle financeiro até faturamento de serviços.
Vejamos então 5 motivos para investir em gestão do seu escritório.
1. Otimizar o seu tempo para atuar em atividades estratégicas
Um software jurídico de qualidade permite que você automatize processos rotineiros do escritório, como controle de despesas, as custas processuais, bem como o recolhimento de impostos.
Quando essas atividades são realizadas manualmente, isso toma o seu tempo, sem contar que estão sujeitos a erros operacionais.
Inclusive, dependendo do volume de clientes que tenha em seu escritório, é possível que você perca o controle dos clientes, por exemplo.
Ao adotar um sistema de gestão, os processos mais simples do escritório podem ser automatizados, conferindo mais tempo de atuação em funções estratégicas.
A automatização não se limita a questões processuais, mas também na gestão financeira, no planejamento e no relacionamento com os clientes.
2. Cálculo do valor da causa ou do processo
Dentre tantas atribuições que um escritório admite, é possível que aconteça algum erro.
E um dos erros mais comum é a falha no cálculo do valor da causa em um processo.
Imagine o que aconteceria se o seu cliente se deparasse com o valor incorreto da causa.
Com certeza a confiança restaria fragilizada e isso é primordial para o seu escritório, afinal, o cliente precisa confiar e acreditar em seu advogado.
Sendo assim, o cálculo recebe a influência das correções financeiras, com base nos índices de mercado.
Logo, ter um software permite que esses indicadores estejam sempre atualizados automaticamente, o que diminui as chances de na digitação manual dos valores.
No geral, são mais de 20 os índices econômicos ou judiciais, a exemplo do IGP, IGPM, Selic, INPC, TJ etc.
3. Gerenciar documentos de forma eletrônica
Um dos maiores benefícios de ter um sistema de gestão é conseguir organizar os seus laudos, petições, procurações e muitos documentos de forma eletrônica.
É comum ter, em um escritório de advocacia, muitos documentos, mas isso não é desculpa para não os ter organizados.
Por meio de um software jurídico, você consegue fazer a gestão eletrônica de documentos (GED), através da sua digitalização.
Inclusive, conferindo uma maior segurança da informação, além do controle de acesso aos documentos.
Sem contar com a busca dos documentos a partir do nome do cliente ou por processo.
4. Análise gerencial e acompanhamento do planejamento
Um outro benefício em investir em gestão no seu escritório é a análise gerencial e o acompanhamento do planejamento.
Ao possuir as informações centralizadas, permite a obtenção de indicadores do acompanhamento de gestão de maneira ágil e com qualidade.
Com um software jurídico de qualidade você tem todas as informações centralizadas, gerando as informações por meio de planilhas dinâmicas e relatórios acerca da massa processual.
Portanto, você terá a quantificação, bem como a valoração dos dados envolvidos no atendimento dos processos no sistema.
Essa informação qualificada será decisiva para a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, você poderá realizar uma avaliação da performance corporativa, sem contar com a minimização dos riscos do negócio.
5. Acompanhamento de contingências por clientes
O acompanhamento de contingências por clientes é imprescindível para a tomada de decisões.
Além, claro, do ajuste de alguns setores do seu escritório ou departamento jurídico, isso porque você terá as informações processuais centralizadas.
De acordo com os relatórios de acompanhamento de contingências por clientes, será possível compreender qual a sua situação atual do escritório.
Isso será primordial para tomar quaisquer decisões, essencial para o crescimento e evolução do escritório.
Dessa forma, o sistema de gestão permite um controle amplo do andamento geral do escritório.
De fato, a velocidade e assertividade ao tomar decisões significarão profissionalismo na gestão do seu escritório de advocacia.
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